分會會長計劃行事曆
七月
●於銀行簽署新的印鑑卡(會長和財務長)以便來年分會支付款項。
●任命委員會主委與成員(如果適合)。
●參加聯盟雙年會(通常在雙數年的七、八月舉行)。
●訂購為婦女創造機會獎及女青年志工獎的相關活動資料。
八月
●評估目前進行的分會計劃與年度計畫的落實。記得,分會沒被要求參與每項蘭馨計劃。與會員討論並投票決定有興趣並能執行的計劃實行。
●確認該會計年度之帳冊業經查核完畢,帳冊應於每一會計年度未即進行查核。查核工作應由本分會適當之委員,或由適當之會計師於八月十五日前完成之(上述查核時間適用於分會之會計年度採用七月一日至六月三十日之情形)。
●分會應派代表出席雙年會,由分會代表準備雙年會之記錄,並提供分會。
●在奇數年,於9月1日前提交所有雙年會與章程修改有關的意見。
九月
●提醒財務長在11月15日(美國分會)以前把IRS表格990歸檔。
●分發分會會員名單給委員會成員(如果適用)。
●分發「為婦女創造機會獎」與「女青年志工獎」申請表。
●成立「紅寶石獎」審核小組。
●準備提交專區或聯盟候選人姓名。候選人可能來自分會專區的任何分會。請在指定的日期內提交。
十月
●於10月3日以強調SIA改善婦女與女孩生活的特別活來慶祝創始人紀念日。
●出席區域或地區會議以及專區年會,並準備會議記錄提供分會。
●開始為支持參與的活動而募款。
十一月
●在11月15日前將表格900歸檔(美國的分會)。
●提出具資格的候選人姓名給分會並執行聯盟理事的投票工作。
●參與蘭馨終止職場家庭暴力活動(於11月25日國際反家暴日舉行)。
十二月
●在國際人權這一天(也是國際蘭馨日)捐款給SI國際層級「12月10日主席的呼籲」活動。
●選出女青年志工獎分會得主,並將其申請於1月15日前提報地區或專區主委。
一月
●執行為婦女創造機會審核(於12月15日將申請表送交分會委員會主委)於3月1日前將分會層級得主資料提專區。
●提報「蘭馨慶祝成功獎」至美洲總部。
二月/三月
●任命或選出分會提名委員會。
●考慮表揚桂冠基金的會員。
●在舉行雙年會的年度,提醒財務長需於3月15日前繳交分會雙年會費用至美洲總部。
●研讀和討論正式的專區年會並鼓勵出席。於截止日前繳交會議報名費。在偶數年評估資格符合專區領導階層的人員,連同會議通過一併提送。
●在3月8日國際婦女節舉辦與「實現妳的夢想」相關的活動。如表揚「為婦女創造機會獎」、「女青年志工獎」及「紅寶石獎」的得主。
●「蘭馨分會婦女與女孩專款」送件美洲總部。
●開始計劃將在6月交接的新的工作人員。
四月
●將選好之聯盟候任主席的選票寄回美洲總部。
●出於春天召開的專區年會。
●在雙年會的年度:
.研讀並討論有關雙年會的決議和修正事項。
.完成並繳交分會代表與會員的雙年會報名表格和報名費。
四月/五月
●選舉分會工作人員、理事、區年會分會代表和候補代表如逢雙年會的年度,則同時選出參加雙年會的代表與候補代表)。
●將選出之分會代表與候補代表含姓名和地址的名單,送交專區秘書長,副本送專區總監及財務長。
●確認財務委員會已擬訂本分會之營運及服務預算,並於四或五月份的會議時提報分會。
五月
●確認該預算將在五或六月份的年度會議中審核,其預算並包含出席專區年會的代表費用及聯盟雙年會的分會費用。
●出席專區年會之分會代表向分會提出報告。
●確定財務長在7月1日前核對美洲總部寄來的分會名冊並繳交適當的款項。更新名單也包含退會的部分,請於7月1日前更新。付款金額包括所有會員的年費、雜誌費、榮譽認可及其他費用(如圖書館、友誼交流等)以及支持蘭馨活動的創始人小額紀念捐款。
●提醒委員會的主席報告將於五或六月的年度會議進行。
●在雙年會的年度,研讀並討論雙年會會議通知。
●完成分會新任行政人員之就任安排。
六月
●於6月1日截止日前提報完成之「完美分會獎」至美洲總部。
●確認財務長開始收所有會員的年費,以利在7月1日前完成繳交專區及聯盟年費程序。
●新的分會行政人員到任就緒。
●透過一次交換資料和共同培訓課程,使新舊任的交接過程能順利完成。分會理事長的重要責任部分在於確保接任的人是見多識廣並受過訓練。
●評估分會舉辦的所有活動的效果並確保全部的計劃和活動都與美洲聯盟的任務和目標一致。
整個分會年度
●為了會員擴展與維持,讓所有會員參與仍在進行的計劃。
●考慮輔導成立新分會(請見美洲聯盟網站www.soroptimist.org會員區中的會員擴展部分,有〝成立新分會的10個步驟〞供參考)
●確認財務長提報新會員的5008表格並繳交適當的金額,以郵寄或線上繳費的方式給美洲總部。新會員將收到一封歡迎電邸,包含她們的會員號碼以及指導她們在SIA網站上可得到的許多資源。
●確認財務長以郵寄或線上提報會員資料更新的5010表格,包含姓名、地址、電郵或會員資料等的變動。
●與鄰近的蘭馨分會或其他服務社團一起探索共同社區服務的可能性。擬定本年度各月份之日誌。