分會秘書長之工作要點
 
秘書長之角色關係著分會運作是否順利。其職責包括處理分會日常業務、與分會會長及理事會密切合作。分會施行細則規定秘書長係會職人員之一,得為理事會成員,有權參與所有理事會之討論及表決事項投票。
職責:
1.保管會員名冊:出席記錄,各種繳費記錄及委員會報告。
2.繼任:協助下屆分會會長準備來年接任分會領導之職務。
3.保管例會及理事會會議記錄。
4.於分會年度會議中提出報告,向分會會長或理事會、區總會提交報告。
5.向區總會及世界總會供應部訂購用品及會友之獎狀或獎品。
6.向會姐寄發會議通知。
7.簽署所有文件(所有報告及需要秘書長簽名之文件)。
8.每次會議前,向會議主持人提供議程建議。
9.分會會長或理事會指定之其他責任。
10.保管除財務長負責之文件以外所有分會之記錄(秘書長也可做分會永久記錄保管人)。
建議以下項目由秘書長保管:
●歷年分會年度報告                            ●理事會來往書信
○會員出席記錄及繳費記錄                 ○理事會會議記錄
●全勤會員之記錄應永久保存              ●分會施行細則
○會員名冊:現行會員名單與會員小傳○例會記錄
●委員會來往書信                        ●世界總會提供之現行會員記錄表
○委員會報告                                ○各種有關會籍之書信
●年會資料                                    ●世界總會所有公告
○與區總會來往書信                      ○SI國際刊物
●分會會長之書信                          ●退出會員:入會及退出日期記錄
○世界總會SI用品目錄及訂單        ○分會會刊
●各式來往書信及記錄等
 以上全部資料應(1)於年度發表時移交下任秘書長或(2)移交分會永久記錄保管人。應列為分會永久記錄之項目包括:分會年度報告、有關分會成立之文件及報告、財務報告與支票、歷屆會職人員名單、退出會員之入會與退出日期、全勤記錄以及任何具有歷史性之文物。
 
 
 分會秘書長工作說明
 
一、工作態度:
1.協助會長推展會務,並居於會長與理監事會之中間協調角色。
2.以大公無私、公正客觀態度處理會務,爭取會員信賴,並建立工作平台之良好互動關係。
二、工作內容:
1.依據國際蘭馨宗旨目標,辦理各項活動,主要致力於改善婦女與女孩生活。
2.每月定期召開理監事會議,每月辦理月例會,可不拘形式彈性辦理。每年召開會員大會一次,理監事任期一或二年(依據分會組織章程),已向政府立案之分會應於會後整理相關資料報請縣市政府社會局(處)核備。
3.有關會議規範應事先熟習,可上網查詢。
.一般社團組織章程、年度工作報告、工作計劃、選務等可上內政部社會司或縣市政府社會局、處網站查詢。
.國際蘭馨會務運作方面可上中華民國總會網站http://www.siat.org.tw查詢。
4.會員聯繫方面,應運用新科技,以E-mail、簡訊、傳真、部落格、信函等快速傳輸,互通訊息,增進會員對會務之認識,提高會員參與興趣,進而帶動組織活力。如人數過多,可設定小組長制,分層負責。
5.應注重團隊精神,尤應避免商品推銷、金融保險借貸等行為,造成會員困擾,影響參與會務之意願。
6.由活動中增進會姐情誼,凝聚團體力量,並達成改善婦女與女孩生活之理想志業,吸引更多有志之士,加入會員,擴展組織。
7.各項活動均請盡量爭取「國際蘭馨交流協會」媒體曝光率,並吸收新會員。
 三、配合總會年度工作要項:
1.每年7月完成報由中華民國總會轉送美洲聯盟及全體會員名錄。
2.八、九月份參加幹部訓練。
3. 十一月二十五日「蘭馨交流協會終上職場家庭暴力」系列宣導活動。
4. 十二月二日「蘭馨交流協會制止人口販賣」系列宣導活動。
5.十二月底前推荐「為婦女創造機會獎」、「女青年志工獎」、「改變婦女現況獎」人選。
6. 二、三月份提報中華民國總會年度工作及相關照片資料,並推薦歷任會長參選總會理監會、侯任總監。
7. 四、五月份參加台灣專區會員大會及區年會並選舉下屆專區理監事、候任總監。
8. 五、六月份配合其他分會會長交接並派員參加,展現「蘭馨一家親」精神。
 
 四、由於書長為幕僚長性質,秉持會長之旨意,落實推動執行,並以任務分工、團隊合作方式,達成工作目標。分會會長的交接授證典禮,是檢驗工作團隊對外展現工作成效,突顯國際蘭馨的最佳時機,應注意事項如下:
1.來賓的邀請及介紹-注意禮節。
2.特刊的編印-注意內容的宣傳效果。
3.印信交接-由現任總監監交(或指定代理人)。
4.理監事宣誓及頒證-由現任總監監誓,新任會長頒發證書。
5.新會員入會宣誓-由新任會長監誓。
6.頒獎-獎狀應加蓋「關防」及會長大印,頒獎人在右,受獎人在左。
7.節目安排-創新,展現活力。
8.盡量節約簡樸但不失隆重。